از بانک اطلاعاتی تعاریف گوناگونی شده است که تعریف زیر از همه چامع تر به نظر می رسد: بانک اطلاعاتی مجموعه ای سازمان یافته از اطلاعات و داده های مرتبط به هم است. داده ها عبارت اند از : حقایق و ارقام یک موضوع خاص و اطلاعات عبارت اند از نتایجی که از ترکیب داده ها حاصل می گردند. موسسات و سازمان ها معمولا به در صورت سیستم های اطلاعاتی خود را تشکیل داده از آنها استفاده میکنند. 
استفاده از سیستم های اطلاعاتی ساده:

در این روش, داده ها در فایلهای جداگانه قرار می گیرند و برای استفاده از داده های موجود در آن فایلها, سیستم های جداگانه ای طراحی می شوند. به این نوع سیستم های اطلاعاتی, سیستم پردازش فایل ها می گویند. 
استفاده از بانک های اطلاعاتی ساده:

در این روش داده های موجود به صورت مجتمع یا بانک مورد استفاده قرار می گیرند. در چنین سیستمی کاربر می تواند بدون سر در گمی یا صرف وقت اندکی اطلاعات مورد نیاز خود را از داده های موجود در مجتمع اخذ کند. 
مزایای استفاده از بانک اطلاعاتی:

مزایای استفاده از سیستم بانک اطلاعاتی به جای سیستم پردازش فایلها را می توان چنین بر شمرد: 
جلوگیری از اتلاف حافظه در ذخیره کردن داده ها

• ایجاد اطمینان نسبت به گزارشهای به دست آمده
• اخذ گزارشهای جدید ساده است
• سرعت پردازش داده ها بالاست
• داده ها از سیستم های کاربردی مستقل هستند
• تمرکز در مدیریت داده ها به خوبی امکان پذیر است